Compliance, appui essentiel pour une meilleure stratégie des entreprises – Aujourd’hui le Maroc

La présence d’un service juridique dans toute société est d’une importance indéniable. Mais il faut préciser que le plus souvent ce dernier n’est pas un service spécialisé.

Toute entreprise est dans l’obligation de respecter un certain nombre de règles en vue de garantir son bon fonctionnement. Cette obligation repose principalement sur le processus dit de conformité ou «compliance». Il correspond à un ensemble de règles que les dirigeants ainsi que les salariés doivent préserver pour se prémunir contre les risques auxquels l’entreprise peut être exposée.

Force est de constater que l’importance de la compliance est telle que celle-ci est aujourd’hui instaurée par plusieurs pays et dans des secteurs divers et variés.
Les affaires Enron Andersen, Sarban Oxley ainsi que d’autres ne peuvent qu’inciter la mise en place de moyens de contrôle spécifique. Au Maroc, au moment où plusieurs structures commencent à intégrer la culture de compliance, les grandes entreprises tout comme les PME se retrouvent parfois face à des normes juridiques qui ne sont pas totalement respectées. De ce fait, force est de s’interroger quant à l’impact de la compliance dans le marché. En quoi la compliance devrait-elle prendre une grande ampleur dans le marché?
Avant de traiter cette problématique, il est primordial d’apporter plus de précisions relatives à la notion même de compliance ou conformité réglementaire. Celle-ci est destinée à garantir à l’entreprise depuis le début de sa création ainsi qu’à l’ensemble de ses dirigeants et salariés le respect des normes légales, ainsi qu’une surveillance régulière. La compliance a une fonction qui est aujourd’hui et sera primordiale pour les entreprises comme pour les banques. Or, toutes les personnes morales n’adoptent pas encore cette fonction, car le concept demeure nouveau même s’il commence à prendre de plus en plus d’ampleur.

Les services juridiques dont disposent les entreprises souvent généralistes et non spécialisés

La présence d’un service juridique dans toute société est d’une importance indéniable. Mais il faut préciser que le plus souvent ce dernier n’est pas un service spécialisé.
Pour garantir une efficacité plus importante, il est donc nécessaire de favoriser la mise en place de services beaucoup plus spécialisés et ce par le biais de formations inter-entreprise pour plus de performance. A titre d’exemple, le service juridique présent dans toutes les sociétés marocaines dans le secteur de l’industrie pharmaceutique a dû se spécialiser avec le temps étant donné qu’il n’existe pas au Maroc de formations en droit médical. Il faut également préciser que durant ces dernières années, le cadre juridique marocain des entreprises a connu une nette amélioration, tant dans les réformes des procédures de traitement et de liquidation des entreprises en difficultés. Mais cette réglementation n’est toujours pas suffisante pour aider au mieux les entreprises pouvant se retrouver face à certains problèmes ayant des conséquences très lourdes.
Le système juridique intérieur de chaque entreprise doit être clair, certes. Mais la qualité du système judiciaire est elle aussi déterminante et influence positivement l’environnement de toute entreprise qui envisage d’atteindre des objectifs.
A ce titre, la législation en la matière garantit un certain nombre de mesures considérées comme étant «vitales» aux entreprises.
D’une part, elle garantit la mise en place de deux étapes. En premier lieu, un droit préventif lequel s’applique avant la cessation de paiement et qui permet à l’entreprise d’éviter l’obscurité, mais aussi d’autre part, un droit curatif : applicable après la cessation de paiement et permet le redressement de l’entreprise.

Système de gestion de conformité (CMS : compliance management system)

Ce système de gestion de conformité permettra de créer un climat transparent et compréhensible tout en classifiant les règles du comportement général et en élaborant mensuellement un rapport de vigilance.
Avoir une bonne équipe chargée de compliance au sein d’une entreprise est nécessaire, puisqu’elle assurera une surveillance et un contrôle régulier pour une conduite respectueuse à tous les niveaux.
Mettre en place certaines règles internes et s’assurer que ces dernières sont bien respectées afin d’étudier au mieux les risques que peut affronter l’entreprise. Le chargé de conformité a pour mission principale de veiller à la fiabilité de l’information transmise à l’ensemble des équipes.
Pour cela il devra organiser régulièrement des réunions avec tous les départements.
Un système de conformité permet de diriger et d’ouvrir certaines voies de communication avec l’environnement interne et externe de l’entreprise. Il protège l’efficience de l’entreprise et lui donne une meilleure visibilité sur le long terme.
Le Maroc commence à consolider ses exigences dans la compliance afin d’éviter une mauvaise organisation réglementaire au sein de l’entreprise. Le système permet de détecter les violations éventuelles des règles au sein de l’entreprise, ce qui va lui permettre d’éviter de se retrouver face à des litiges pouvant la mener à une liquidation judiciaire.
Mettre en place un système de gestion de conformité peut paraître compliqué, surtout pour les petites et moyennes entreprises.
Néanmoins, il est toujours envisageable de mettre un place un système adéquat à leur taille. Cette surveillance due à ce système permettra d’évaluer des règles non conformes, d’organiser des critères afin de corriger des failles qui peuvent avoir lieu dans certains cas graves. Les entreprises ayant des activités à risque doivent accorder une attention particulière audit système. Prenant l’exemple des sociétés boursières, dont l’activité n’est pas simple mais qui doivent se conformer aux normes de la compliance pour éviter tout problème futur. L’Autorité marocaine du marché des capitaux, en tant que société boursière par exemple respecte un certain nombre de régulations pour s’assurer du bon fonctionnement du marché et de la protection des investissements à l’instar de la réglementation pour la lutte contre le blanchiment d’argent. La surveillance régulière des différents systèmes, permet de prouver le respect des normes de sécurité des entreprises, ainsi que de prévenir les risques. Le système de gestion de conformité réglementaire est un outil indispensable au sein des entreprises aujourd’hui quelles que soient leurs tailles. Il améliore la charge de travail et vient en aide aux audits en mettant en place une clarté, alertant en cas de violation de certaines règles, élaborant des rapports de conformité tout en appliquant les composantes essentielles de la norme ISO 19600.

Une équipe spécialisée dans la conformité réglementaire «les compliance officers»

En plus d’avoir la parfaite maîtrise des règles juridiques applicables au sein de la société pour laquelle il travaille, un compliance officer doit être à jour de la stratégie de cette même entreprise. Il doit parvenir à mettre en place un programme adapté à celle-ci et procéder à la vérification de la conformité.
En effet, en raison des conséquences qui résultent d’une non-conformité, le compliance officer n’a tout simplement pas droit à l’erreur.
Les amendes auxquelles la société peut être exposée peuvent porter un grand préjudice à l’entreprise, voire la mener à la faillite.
La mise en place d’une équipe chargée de compliance devient presque obligatoire pour les entreprises ayant l’habitude de rencontrer des difficultés financières.
L’objectif étant d’entretenir une culture saine tout en respectant les normes d’organisation dans toutes les opérations effectuées ainsi que leurs résultats.
Les grandes entreprises, avec au moins 5 000 salariés ou plus, doivent mettre en place un service formé de compliance officers.
Ayant des responsabilités assez lourdes, les compliance officers interviennent dans tous les secteurs pour répondre aux normes légales afin de permettre la durabilité et l’efficacité de la production de l’activité de l’entreprise.
Le métier en soi, du compliance officer, connu aussi sous le nom de « know your customer », se base principalement sur la mise en œuvre des procédures de l’entreprise, à savoir sa réglementation et contrôle qui doivent être réguliers. Ce contrôle est très vaste.
En outre, il s’agit de veiller sur la notoriété de l’entreprise et prévenir les litiges dans le futur.
Il consiste également à veiller au respect du code déontologique, contrôler les abus du marché tel que le blanchiment d’argent ce qui peut nuire à l’image de tout organisme.
L’entreprise, avant qu’elle n’entre dans une sphère de conflits, doit avant tout penser à privilégier le terme de compliance au sein de son environnement, sécuriser au maximum sa réputation, puisqu’une mauvaise image peut rendre difficile l’accès aux financements pour cette dernière.
Nous constatons que plusieurs sociétés n’ont toujours pas cet esprit d’analyse approfondi à l’égard de leur image, ce qui peut être inquiétant pour l’avenir du marché, mais surtout pour leur avenir.
Une bonne gouvernance doit devenir une priorité que ce soit pour les entreprises ou pour les banques. C’est un aspect qui est en évolution depuis ces dernières années pour prévenir et protéger leurs financements. Pour cela cette fonction doit prendre encore plus d’ampleur pour les personnes morales tout en mettant en évidence les grands points et surtout ne pas être négligé par la majorité.
Aujourd’hui, les personnes morales doivent apprendre à prévoir les risques dès la création de leur entreprise, c’est pour cela que le terme de conformité réglementaire doit être connu et éclairci par tous, sensibiliser certaines sociétés par des publications, des propositions, des résolutions n’est pas chose facile à faire…travailler avec les cabinets spécialisés dans la compliance peut être assez coûteux pour ces dernières, mais essayer de sortir de certains risques reste encore plus coûteux.