Travailler en open space : avantages, inconvénients, règles

L’open space gagne de plus en plus de terrain en entreprise. Et pourtant… Il est loin de faire l’unanimité auprès des salarié(e)s. Selon une étude réalisée en mars 2021 par Odoxa pour Leyton, Dentsu Consulting, BFM, L’Usine Nouvelle, Stratégies et 01net (source 1), le bureau individuel est le modèle d’organisation le plus apprécié (78 %), loin devant les open spaces (44 %) et les flex office (49 %).

Pour cause ? L’open space peut être à l’origine de nombreuses nuisances : cacophonie, incivilités, manque d’intimité, sentiment de surveillance accru, propagation plus importante des maladies, tensions physiques, etc. Autant de désagréments qui induisent un stress, une fatigue chronique et impactent la productivité des salariés. On fait le point avec Philippe Zawieja, psychosociologue, consultant, auteur et chercheur associé aux Universités de Paris, de Montréal, du Minho et de Florence.

L’open space, également connu sous le nom de bureau paysager ou de plateau ouvert, désigne un espace de travail caractérisé par l’absence de cloisons ou de murs fixes entre les postes de travail individuels. Né aux États-Unis dans les années 1950, ce modèle s’est développé en Europe à partir des années 1980 et ne cesse de faire de l’œil aux entreprises : en France, près d’un salarié sur cinq travaille aujourd’hui en open space (source 2).

Ce type d’espace peut être configuré de différentes manières : certaines personnes travaillent côte à côte sur de grands plateaux pouvant accueillir plusieurs collaborateurs (trices). D’autres occupent des bureaux individuels mais partagent un même espace avec une dizaine de collègues, etc. En parallèle, des espaces de travail plus informels, comme des zones de collaboration ou des salles de réunion sont souvent mis en place. Sans oublier les espaces de détente et l’espace dédié à la restauration.

« À l’origine, ce type d’aménagement est conçu pour favoriser les échanges entre les employé(e)s en offrant un espace de travail ouvert, flexible et accessible à tous, explique Philippe Zawieja. Le fait de supprimer les barrières physiques doit encourager l’échange d’idées et la créativité. » Mais dans les faits, le bien-être n’est pas toujours au rendez-vous.

Le travail en open space présente plusieurs avantages potentiels :

• L’absence de cloisons favorise la circulation d’informations et la communication entre les membres d’une même équipe. Cela peut donc encourager la collaboration, le partage d’idées et la résolution de problèmes de manière plus rapide et efficace.
• Le fait de travailler côte à côte peut renforcer le sentiment d’appartenance à une équipe et favoriser l’esprit de camaraderie. De fait, les interactions entre collègues sont plus régulières, ce qui facilite l’entre-aide et la construction de relations professionnelles solides.
• En open space, tous les membres de l’équipe sont facilement accessibles, y compris les superviseurs et les responsables (dans une logique de management horizontal). Ce modèle d’organisation tend donc à favoriser la transparence et l’égalité.
• Pour les employeurs, d’un point de vue logistique, les open spaces permettent de maximiser l’utilisation de l’espace disponible. En éliminant les cloisons et les bureaux individuels, on optimise la disposition des postes de travail et l’environnement de travail devient plus flexible et modulable.
• Autre avantage non négligeable pour une entreprise, les open spaces permettent de faire des économies en termes d’aménagement et de gestion de l’espace : en regroupant les employés dans un même espace, les coûts liés à la construction de murs et à l’installation de bureaux individuels sont réduits.

Par ailleurs, il est important de relativiser : les avantages perçus peuvent varier en fonction des préférences individuelles, du type de tâches effectuées et des dynamiques spécifiques de chaque équipe. Certaines personnes seront très épanouies dans ce type d’environnement et d’autres auront beaucoup plus de mal à supporter la proximité et l’effervescence inhérentes à l’open space. Il peut donc être nécessaire d’adapter l’aménagement pour répondre aux besoins et aux préférences de chacun(e).

« L’open space est à la fois l’aménagement le plus prisé des manageurs et le plus contesté par les employés », indiquait la sociologue Thérèse Evette dans un article du monde en octobre 2012 (source 3). Pour cause, le travail en open space peut présenter plusieurs inconvénients :

• Distractions et nuisances sonores

L’absence de cloisons peut être à l’origine de nombreuses distractions : les plus volubiles n’hésitent pas à aller discuter avec leurs collègues ou à scruter la moindre activité de leur voisin sans penser à leurs propres missions.

Par ailleurs, les nuisances sonores ont de quoi altérer la concentration : bruits de pas, conversations téléphoniques, discussions entre collègues, bruits parasites divers (des doigts qui pianotent sur les claviers d’ordinateurs, des pieds qui trépignent sous les tables, etc.) peuvent perturber la concentration des employés et réduire leur productivité.

• Manque d’intimité et de confidentialité

En open space, il peut être difficile – voire quasiment impossible de trouver un espace calme pour traiter un problème personnel et effectuer des tâches qui nécessitent de la concentration ou de la confidentialité.

Le fait d’être vu et entendu en permanence par tout le monde – y compris par ses supérieurs hiérarchiques – peut être mal vécu. Les employé(e)s peuvent se sentir exposé(e)s et avoir du mal à se concentrer sur des tâches complexes ou à traiter des informations sensibles. Et s’il n’existe aucun espace de confidentialité à proximité de l’open space, certain(e)s se retrouvent à téléphoner dans les couloirs, dans les toilettes ou encore dans la rue… Ce qui n’a rien d’idéal.

Par ailleurs, le manque de contrôle sur l’environnement de travail peut aussi créer des frustrations et des conflits entre collègues : impossible de régler l’intensité des éclairages ou de la température sans concerter ses collègues et se heurter à de potentiels refus, etc.

Et en dépit des bonnes intentions de leurs collègues ou de leurs managers, certains employés peuvent se sentir inhibés dans leur expression créative. En effet, l’environnement ouvert ne leur offre pas suffisamment d’intimité pour explorer de nouvelles idées ou se concentrer sur des tâches qui nécessitent une réflexion approfondie.

• Augmentation du stress et de la fatigue

Le bruit, les distractions et le manque d’intimité peuvent entraîner une augmentation du niveau de stress chez certains employés. De même, le manque de tranquillité et de contrôle sur l’environnement de travail peut affecter leur bien-être et leur satisfaction professionnelle.

La fatigue auditive, physique et psychologique peut être plus ou moins importante selon les personnes. Sans compter que la libre circulation favorise la transmission des microbes et augmente potentiellement le niveau de stress en période épidémique (comme ce fut le cas avec la Covid-19). Le risque de voir plusieurs collègues tomber malades en même temps n’est donc pas négligeable pour l’employeur.

« Encore une fois, l’open space peut être plus ou moins bien vécu selon le tempérament des salarié(e)s, leurs missions et leur mode de travail », insiste Philippe Zawieja.

Travailler en toute sérénité dans un open space relève souvent du défi. Ces quelques conseils pourraient vous aider à mieux supporter les désagréments :

• utilisez un casque audio ou des écouteurs pour mettre une musique de fond et mieux vous concentrer, voire des boules Quies pour vous isoler ;
• mettez en place des signaux visuels si vous souhaitez minimiser les interruption, par exemple un panneau « ne pas déranger » placé en évidence pour indiquer à vos collègues que vous êtes occupé(e) ou que vous ne voulez pas être dérangé(e) pendant un certain laps de temps ;
• personnalisez votre espace de travail avec des éléments qui favorisent votre concentration et votre bien-être, comme des plantes, des photos inspirantes ou des objets qui vous plaisent ;
• n’hésitez pas à utiliser les zones dédiées au silence ou à l’isolement (salles de réunion, cabines téléphoniques, etc.) pour mieux vous concentrer ;
• planifiez vos tâches en amont et déterminez lesquelles vous demandent plus ou moins de concentration. Ainsi vous pourrez par exemple choisir de vous dédier aux tâches les plus fastidieuses le matin, lorsque l’open space est encore calme. N’hésitez pas à demander du télétravail pour certaines missions spécifiques ;
• communiquez efficacement avec vos collèguesen établissant des règles de respect mutuel et en utilisant des outils de communication appropriés (il est parfois préférable d’avoir une conversation en face-à-face ou d’utiliser des canaux numériques) ;
• prenez régulièrement des pauses pour limiter la fatigue liée au bruit et à l’agitation environnante (l’occasion de vous étirer, de vous hydrater et de prendre un en-cas, de vous dégourdir les jambes, etc.) ;
• misez sur des exercices de concentration qui limiteront votre tendance à la distraction ;
• et, dans la mesure du possible, faites preuve de flexibilité pour ne pas nuire à l’ambiance générale, tout en faisant connaître et respecter vos limites.

Certaines règles de conduite simples permettent de fluidifier la vie collective :

• respecter les espaces communs et veillez à ne pas envahir l’espace de travail des autres avec ses propres affaires ;
• ne pas parler ou rire trop fort (qu’il s’agisse de conversations privées ou professionnelles) ;
• utiliser des écouteurs si vous souhaitez écouter de la musique ou regarder des vidéos ;
• respecter l’alternance des heures silencieuses et des heures collaboratives (si elle existe dans l’entreprise) ;
• mettre son téléphone portable en mode vibreur ou silencieux et sortir en cas d’appel ;
• penser à mettre en place un renvoi de ligne téléphonique en cas d’absence ;
• ne pas interpeller un(e) collègue depuis l’autre bout de la pièce, mais se déplacer ou privilégier les échanges numériques ;
• limiter les va-et-vient répétés et peu discrets ;
• se concerter et s’accorder sur le fonctionnement de la climatisation ou du chauffage ;
• éviter les odeurs trop fortes et dérangeantes, notamment de nourriture ou encore de vernis à ongles, etc. ;
• prévenir ses collègues en cas de maladie, si besoin porter un masque et privilégier le télétravail lorsque cela est possible ;
• etc.

La sophrologie peut être très utile pour réduire les tensions physiques et intellectuelles, mais aussi pour renforcer son adaptabilité et sa capacité à s’isoler socialement quelques instants, indique Catherine Aliotta, sophrologue et présidente de la chambre syndicale de la sophrologie. Elle nous conseille quelques exercices…

Cet exercice peut être réalisé assez discrètement au bureau, chaque fois que l’on sent la tension monter :

• Inspirez puis contractez les muscles de votre mâchoire, vos poings, vote ventre, vos fesses et vos orteils.
• Soufflez, puis relâchez.

Pour celles et ceux qui n’identifient pas de tension particulière en open space, l’exercice peut être réalisé le matin vers 10 h 30 – 11 h, puis avant de partir déjeuner pour se sentir détendu(e) au moment du repas et profiter pleinement de cette pause, vers 15 h 30 – 16 h, et enfin juste en sortant du bureau, afin de profiter de la soirée sans être à cran.

Il est à réaliser trois fois de suite avec une pause entre chaque mouvement et permet d’éliminer les tensions profondes et de ressentir immédiatement une sensation de détente.

Pour être efficace, cet exercice doit être réalisé loin du regard de ses comparses, dans une salle isolée ou dans les toilettes par exemple, si c’est le seul lieu de tranquillité !

• Debout, inspirez par la bouche et imaginez vous remplir de calme.
• Bloquez votre respiration, et fermez vos oreilles avec vos pouces, vos paupières avec vos index et vos narines avec vos majeurs.
• Penchez-vous en avant et soufflez par le nez en relâchant les bras et le haut du corps pour soulager votre colonne vertébrale. Redressez-vous doucement.

Quand vous réalisez l’exercice, dites-vous : « j’inspire le calme, je m’isole du monde extérieur », et quand vous soufflez par le nez « je diffuse le calme à l’intérieur de mon corps ». Cet exercice est également à réaliser trois fois de suite.

« On peut aussi penser à mettre sur son fond d’écran une image qui fait du bien (un tableau de peintre, un paysage, une fleur…), conseille Catherine Aliotta. Mieux vaut éviter tout visuel personnel qui permet aux collègues une intrusion dans la vie privée. »

• Debout, faites des rotations du buste, les bras relâchés.
• Sentez la souplesse des bras, les mouvements de votre tête qui accompagnent le corps.

Cet exercice permet de se prouver que l’on est souple et que l’on possède les capacités nécessaires pour s’adapter.